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Comprar ou Alugar Impressora? Guia Encontrar a Melhor Solução de Impressão

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Comprar ou Alugar Impressora? Guia Encontrar a Melhor Solução de Impressão

No nosso dia-a-dia falamos muito sobre as melhores soluções de impressão.

E há uma boa razão para isso:

Encontrar a solução certa para cada pessoa ou empresa, provou ser a forma ideal de ajudarmos quem nos segue, a compreender como pode tirar o melhor partido das suas impressoras e a optimizar os seus processos, numa fase em que os produtos e serviços são tantos, que tornam tudo muito mais confuso.
Mas também sabemos que pessoas como você podem pensar que, comprar uma impressora será sempre a melhor opção. Não é a posse dos próprios equipamentos uma vantagem, uma vez que nos dá o controlo total?

E não é o que fazem as grandes empresas, absorvidas pela sede de controlarem os seus processos até ao mais ínfimo detalhe?

Estas são boas questões. Mas como vai descobrir neste artigo, as respostas a estas perguntas sugerem que, nem sempre a compra e o controlo total são a melhor opção: de facto, o aluguer de impressoras e fotocopiadoras é muitas vezes a escolha mais inteligente, assim como confiar a gestão desses equipamentos a equipas especializadas.

Vamos lá.

Comprar Ou Alugar Impressora? Eis o que deve saber primeiro

Sejamos práticos:

Antes de pensar sequer em comprar ou alugar, deve responder primeiro a uma outra questão – qual é o equipamento certo para a minha empresa?

Basta apenas uma impressora? Uma fotocopiadora?

Será uma multifunções mais adequada?

A preto ou a cores?

Para compreender qual é – na nossa opinião e mais de 15 anos de experiência – o equipamento certo para si, pode utilizar o nosso simulador de impressoras.

Só depois de identificar o equipamento ideal para as necessidades da sua empresa, é que se deve preocupar em descobrir se a melhor opção é comprá-lo, ou alugá-lo.

Mas como é que consegue saber se a melhor solução é comprar ou alugar?

Bem… na verdade tudo depende.

Ainda que sejam formas diferentes de adquirir o mesmo equipamento, cada uma delas tem os seus prós e contras – que vamos analisar de seguida – e, em última instância, é uma decisão sua.

Comecemos por analisar as vantagens de comprar uma impressora.

Os Benefícios de Comprar Uma Impressora Para o Seu Escritório

#1 – Livre de Amarras Contratuais
Quando compra uma impressora para o seu negócio, é livre de a utilizar como bem quiser e lhe apetecer. Não está dependente de nenhum acordo ou contrato e por isso tem um controlo total sobre o equipamento.

Pode também vendê-lo quando quiser, dando-lhe a flexibilidade que muitos empresários e gestores valorizam.

#2 – Menos Despesas Gerais (não garantido… mas à partida)
O impacto financeiro a longo prazo, é normalmente menor quando compra um equipamento. Se tiver o capital disponível para investir, isto será benéfico para si mais à frente.

#3 – Possibilidade de Recuperar Parte do Investimento
Assim como quando compra um carro novo, podendo vendê-lo quando estiver na altura de o trocar, pode acontecer o mesmo com as impressoras. Caso queira mudar de equipamento e adquirir outro melhor ou mais recente, tem sempre algumas possibilidades de vendê-la a outra empresa e recuperar parte do investimento.

No entanto, como hoje em dia a tecnologia avança à velocidade da luz, esta não é uma vantagem tão grande como já foi – mas continua a ser uma possibilidade.

O Lado Negro de Comprar Uma Impressora Para a Empresa

Se as vantagens o convenceram e acha que pode encostar-se e relaxar porque a decisão está tomada, então engana-se. Há ainda muita coisa a considerar, e comprar uma impressora está longe de ser só vantagens.

Senão vejamos:

#1 – Prepare-se Para Abrir Os Cordões à Bolsa
Comprar uma impressora implica adiantar logo grande parte do investimento.

Isso significa que deve preparar-se para largar umas boas centenas ou milhares de euros (dependendo do equipamento escolhido).

E se para algumas empresas esse investimento não é um problema, para si pode ser.

Por exemplo, caso tenha acabado de abrir o seu negócio, ou os níveis de cashflow não são os desejados, aplicar o capital para uma nova fotocopiadora ou impressora pode ser difícil, principalmente quando todos os cêntimos contam.

Nesse caso, o dinheiro que vai para o equipamento podia ser alocado noutras áreas do seu negócio, como por exemplo as vendas ou o marketing.

#2 – Se Comprou Topo de Gama…. Amanhã Já Existe Melhor
Comprou a melhor impressora do mercado?

Então imagine daqui a um ano…. ou dois… ou três.

Este é um dos grandes dilemas dos dias de hoje. O avanço tecnológico é tão vertiginoso que até os equipamentos topo de gama são rapidamente ultrapassados.

Segundo a Lei de Moore’s, a velocidade de processamento e a capacidade de armazenamento da tecnologia duplica a cada dois anos.

Isso significa que, investiu umas centenas ou milhares de euros num equipamento topo de gama, que amanhã pode já estar ultrapassado ou obsoleto. Se não o vender rapidamente ele vai desvalorizar ao ponto de já ninguém o querer, ou de nem compensar o esforço de vendê-lo.

Se quer fazer crescer o seu negócio, torná-lo mais eficiente e sempre com tecnologia de ponta, então ter este tipo de património tecnológico é sem dúvida um handicap.

#3 – E a Manutenção… Quem é Que a Faz?
Deixe-me colocar as coisas desta forma:

Os mecânicos de automóveis têm uma vantagem gigante em relação aos restantes mortais. Se o seu carro avaria, não precisam de ninguém que o arranje.

Metem mãos à obra, e arranjam-nos eles.

Já as restantes pessoas, pagam-lhes – por vezes bastante – para consertarem os seus veículos ou tratarem da manutenção.

Quando compra uma impressora, acontece o mesmo. Eventualmente ela terá problemas técnicos e precisará de ser arranjada ou de manutenção. Quando isso acontece das duas uma:

  1. Alguém na sua empresa é um “mecânico de impressoras” e trata disso por si.
  2. Terá de contratar um técnico especializado a quem terá de pagar – e não será pouco – pela manutenção ou arranjo do equipamento.

Agora multiplique esses custos de manutenção pelas várias impressoras que tem no escritório – e, se for o caso, pelos vários escritórios que a sua empresa tiver.

Consegue imaginar o preço na fatura?

Dito isto, e vistas as vantagens e desvantagens, facilmente percebemos que nem sempre a ideia de poupar dinheiro a longo prazo (ainda que com um investimento inicial alto), é a melhor solução.

E é por isso que vamos agora analisar os prós e contras do renting ou leasing de impressoras, para que possa ter uma base de comparação que sustente a sua decisão final.

As Vantagens de Alugar Uma Impressora Para o Seu Escritório

Quando o que está na balança é a compra ou o aluguer, também o renting de equipamento tens os seus prós e contras. Vejamos o que está no prato dos prós:

#1 – Enquanto Já Imprimiu Tudo, o Escritório Vizinho Ainda Está à Espera
Este é um dos grandes benefícios do renting de impressoras:

A possibilidade de escolher sempre equipamentos com a tecnologia mais avançada, e a facilidade de trocar para outro sempre que quiser.

Isto permite tornar os escritórios da sua empresa mais eficientes e modernos, porque, ao contrário da compra, não fica dependente da impressora ou fotocopiadora que escolheu.

E é com essa facilidade de ter tecnologia de ponta que, enquanto no seu escritório já imprimiram tudo e avançaram para o próximo projecto, o escritório do outro lado da rua ainda está à espera que a impressora carregue os documentos que precisa de imprimir.

#2 – Pouco (ou nenhum) Investimento Inicial
Já vimos que o impacto financeiro da compra é menor a longo prazo, apesar do alto investimento inicial.

Com aluguer é o oposto.

Normalmente o renting não implica nenhum investimento inicial, dando-lhe oportunidade de investir noutras áreas da sua empresa, como contratar um comercial, desenvolver um novo website ou investir em marketing.

No entanto, fica com uma mensalidade recorrente, o que a longo prazo ultrapassará o valor da compra.

Mas será esse um problema assim tão grande?

A nossa resposta é não, e explicamo-la no próximo ponto.

#3 – A Beleza e o Conforto da Previsibilidade
O previsível é chato… monótono… aborrecido.

Mas se estivermos a falar de despesas de negócio… aí a conversa é outra. Que todas elas fossem previsíveis.

E é isso que acontece com o renting ou leasing de impressoras.

Quando aluga uma nova impressora, os seus custos mensais são previsíveis e estáveis. É um custo que entra para as despesas mensais da empresa, e sabe com o que é que pode contar.

Assim livra-se das preocupações de custos imprevisíveis, como futuras manutenções, reparações, consumíveis etc…

Tudo isso estará discriminado no seu contrato, dando-lhe outro tipo de controlo, porque saberá exactamente com o que contar mensalmente.

#4 – O Técnico Pessoal Que o Escritório Vizinho Inveja
Com o renting de impressoras, a manutenção dos equipamentos é bastante simples.

Ao contrário da compra, em que a manutenção implica que alguém da empresa saiba fazê-la, ou então tem de passar pelos dissabores de contratar um serviço especializado, com o aluguer tem o número dos técnicos na ponta dos dedos.

Qualquer problema é só ligar e tem logo o suporte técnico pronto a resolver-se o problema.
Verdade seja dita.

Ninguém que gere um negócio deve preocupar-se com os toners, manutenção ou reparações de equipamentos. Com um acordo de manutenção, deixa esses detalhes todos para a empresa que lhe presta o serviço, e foca-se no que realmente importa… o seu negócio.

Não tardará muito a receber uma visita do seu escritório vizinho, pedindo-lhe o número do seu técnico pessoal.

Como No Aluguer Nem Tudo São Rosas, Eis As Contrapartidas

#1 – Custos Normalmente Superiores a Longo Prazo
É verdade que os custos mensais são previsíveis e estáveis (o que é óptimo para a gestão das contas).

Contudo, também é verdade que muito provavelmente serão superiores a longo prazo.

A bem ou a mal, é uma mensalidade que tem de pagar, e que se acumula mês após mês.

No entanto, paga pela conveniência, pelo conforto e pela segurança do serviço.

Se isso é um problema? Depende da maneira como encara a gestão e o controlo do seu negócio.

Há quem prefira controlar a gestão e as despesas dos seus gastos, sabendo que esses custos o livram de outras preocupações, e há quem prefira olhar para os números e poupar a longo prazo.

Cabe a si decidir o que é mais importante, se um investimento alto que o faz poupar a longo prazo, ou se os gastos mensais controlados que lhe dão segurança e conforto.

#2 – A Liberdade Presa Por Arames (salvo seja)
O que quero dizer é isto:

Se ao comprar uma impressora tem o controlo e a liberdade total, podendo fazer o que quiser, quando quiser – com o renting já não é bem assim.

Como em qualquer contrato, existem variáveis que restringem o uso do equipamento e que protegem a empresa que lhe alugou a impressora, da sua utilização indevida.
Um exemplo simples é que, muito provavelmente o seu amigo crânio da tecnologia não poderá tentar reparar a impressora (caso seja necessário), para não correr o risco de danificá-la.
Contudo, essas restrições sobre o uso e a manutenção do equipamento, estarão todas clarificadas no contrato.
São situações normais nos negócios – que de certeza está habituado – porém, são restrições na mesma.

Resumindo

Saber se vale a pena ou não alugar uma impressora é uma decisão sua.

Demos-lhe os prós e os contras de cada uma das hipóteses. Agora, melhor do que ninguém saberá qual delas compensa mais para si e para a sua empresa.

Mas a verdade resumida é esta:

Se comprar o equipamento lhe traz vantagens a longo prazo, também vai ver o seu equipamento:

Necessitar de mais manutenção
Perder a qualidade com o desgaste
Desvalorizar e tornar-se obsoleto
Por outro lado, com o renting de impressoras, tem a possibilidade de adquirir os equipamentos topo de gama que precisar, com:

Recursos personalizados e adaptados às suas necessidades
Chamadas de emergência ilimitadas
Monitorização online do seu parque de impressão
Controlo do seu stock de toners
Reposição automática dos consumíveis
Manutenção e reposição de peças
Cada uma tem as suas vantagens e desvantagens. Cabe-lhe decidir qual delas se adapta melhor ao que procura para a sua empresa…

…. se o controlo total que lhe dá ser proprietário de um equipamento…
… se o conforto, a segurança e a flexibilidade do renting.

Para saber como alugar uma impressora, e quanto custa o renting do melhor equipamento de impressão para a sua empresa, basta um primeiro passo muito simples:

Peça o contacto de um dos nossos especialistas, e juntos vamos encontrar a melhor solução para si.