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Como Saber Se Vale a Pena Alugar Uma Impressora Para a Sua Empresa?

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Como Saber Se Vale a Pena Alugar Uma Impressora Para a Sua Empresa?

Imagine esta situação:

Está com a sua equipa no escritório da empresa.

Adiantam muito do trabalho em atraso e as impressoras do escritório trabalham incansavelmente.

De repente e sem que nada o fizesse prever, uma das impressoras acusa problemas técnicos. Por muito que insista ela simplesmente não responde.
Então tenta de tudo:

  • Desliga a e volta a ligá-la( a famosa regra zero dos informáticos)…e nada.
  • Tenta imprimir um documento diferente, noutro computador… nada.
  • Tira o toner da impressora e volta a colocá-lo…nada
  • Desliga-a da ficha, espera 15 segundos e liga-a de novo… nada.

Até o livro de instruções e o todo poderoso Google se mostram inúteis.

O trabalho acumula-se, a frustração também, enquanto tenta perceber porque é que a impressora não imprime.

Existem então 2 cenários possíveis:

  1. A impressora é propriedade da empresa e tem total responsabilidade pelo equipamento.
  2. A impressora é alugada e os problemas técnicos não são responsabilidade sua.

Qual escolhe? Valerá a pena alugar uma impressora?

É o que lhe vamos mostrar.

Renting, Impressoras & Paz de Espírito ☮️

Quero ir directamente ao elefante na sala.

Se é o tipo de pessoa que olha mais ao dinheiro do que à eficiência da empresa e à sua paz de espírito, então definitivamente que o aluguer de impressoras não é para si.

Porquê?

Porque vai (provavelmente) gastar mais dinheiro a longo prazo do que se comprar o equipamento. 📈

Mas enquanto absorve essa informação, imaginemos o contrário;

Imaginemos que é o tipo de pessoa que prefere abdicar da gestão, manutenção e reparação das impressoras do seu escritório, para se focar apenas no seu trabalho e na eficiência da empresa, sabendo que terá uma despesa mensal recorrente.

Sabe que a liberdade e a despreocupação são um luxo, por isso aceita a despesa de bom grado.

Digo-lhe então – antes até de listar as várias vantagens – que o renting é a solução indicada para si.

O problema é que a maioria das empresas compra equipamentos como se estivesse a escolher fruta na praça, sem pensarem se essa é a melhor opção para elas.

Porque, assim como a fruta, as impressoras estragam-se com o passar do tempo. E nesses momentos surgem despesas inesperadas em técnicos, reparações, manutenção, optimização do equipamento… culminando na compra de uma nova e cara impressora.

E o ciclo repete-se.

A propriedade e o controlo máximo dos equipamentos pode ser um pau de dois bicos – e se está a ler este artigo é porque sabe que isso é verdade, não é?

Porque no fim, este é o grande dilema:

Pagar muito inicialmente e arcar com todos os problemas para poupar a longo prazo…

…ou…

… pagar mensalidades fixas e controladas, que representam um investimento maior a longo prazo, mas libertam-no(a) de todas as preocupações com os equipamentos?

É uma decisão que tem de tomar para saber se vale ou não a pena alugar uma impressora. Mas entretanto, veja algumas das vantagens do renting.

Que Vantagens Têm As Empresas Em Alugar Uma Impressora?

1 – A Possibilidade de Escolher SEMPRE Impressoras Com Tecnologia de Ponta
Facto:

Se quer ter um escritório eficiente e moderno vai precisar da tecnologia mais avançada que encontrar.

Isso inclui as impressoras da empresa.

Quando aluga uma impressora, pode escolher os modelos mais avançados do mercado, que lhe permitem imprimir mais rapidamente e optimizar os processos de impressão de uma forma que as impressoras mais acessíveis não permitem.

Com essa tecnologia de ponta, a sua empresa vai ser mais produtiva e despachar o trabalho mais rapidamente.

Mas se estiver a pensar que, caso compre um equipamento topo de gama, pode fazer o mesmo… tem toda a razão.

Puxe os cordões à bolsa e compre a impressora mais avançada do mercado. Mas até quando?

A tecnologia evolui tão rapidamente que em poucos anos…ou meses… o seu equipamento estará ultrapassado.

Nesse momento tem 3 opções:

Ou continua com o equipamento que comprou até ele estar tão atrasado que se torna obsoleto.

Ou investe de novo (e muito) para manter a sua empresa tecnologicamente competitiva e eficiente.

Ou… aluga uma impressora e não se preocupa com isso.
A facilidade com que troca de equipamentos marca a grande diferença – neste aspeto – e essa é uma das belezas do renting. A impressora não é sua, logo basta devolvê-la e alugar outra mais moderna.

2 – Sem Investimento Inicial VS Um Grande Investimento Inicial
Não tenho interesse em mentir-lhe.

Abordei o elefante na sala desde o início por isso mesmo, mas vou repetir.

Em situações normais, somando todas as mensalidades, o renting vai custar-lhe mais dinheiro a longo prazo.

Será isso mau?

Não.

Apesar de gastar mais, as mensalidades são recorrentes, fixas e acessíveis, o que lhe permite controlar essa despesa sem custos inesperados.

Quando compra uma impressora não só tem um investimento inicial altíssimo, como nunca controla realmente as despesas de impressão. Surgem sempre imprevistos e custos inesperados.

Resta-me perguntar:

O que é que prefere?

Controlar totalmente o equipamento sem controlar as despesas, ou, controlar totalmente as despesas sem controlar o equipamento?

3 – A Manutenção Dos Equipamentos NÃO É Uma Preocupação
Eis o que se passa:

A sua impressora vai-se avariar (mais cedo ou mais tarde).

Quando isso acontecer, vai lidar com o stress e a frustração de encontrar técnicos especializados, vai ficar sem o equipamento por tempo indeterminado e vai pagar bom dinheiro.

Quanto? Logo saberá.

Alugando uma impressora terá uma equipa de manutenção pronta a actuar e a resolver o problema sempre que necessário, porque a manutenção dos equipamentos é uma responsabilidade da empresa que lhe presta o serviço de aluguer.

Basta um telefonema… ☎️☎️☎️triiimmm… e já está – sem stress nem frustrações.

4 – Adaptação Dos Recursos Às Necessidades Da Sua Empresa
Precisa de uma multifunções, ou uma impressora normal?

Que imprima a preto ou a cores? A3 ou A4?

E quantas folhas pensa imprimir mensalmente?

Não importa…

Terá sempre a possibilidade de adaptar o aluguer às necessidades de impressão da sua empresa, sejam elas quais forem.

5 – Controlo e Reposição Automática do Seu Stock de Toners
Okay…

Aqui vamos puxar a brasa à nossa sardinha, mas…

…quem é que numa empresa com tanto para fazer, tem cabeça, paciência ou vontade para controlar constantemente o stock de toners?

E como é que essa tarefa facilita a produtividade da empresa?

Não facilita.

É por isso que a gestão remota do parque de impressoras (através de um software próprio para gerir impressoras) é uma das oportunidades que oferecemos às empresas a quem fazemos renting.

Mas é aqui que tudo se torna interessante…

Esta gestão remota permite-nos também controlar o stock de toners da sua empresa, garantindo 2 coisas essenciais:

Primeira: Que nunca fica sem toners na empresa, porque enviamos automaticamente novos toners para a sua empresa quando detectamos que o stock precisa de ser reposto. Assim nunca corre o risco de ficar sem imprimir.

Segunda: Quem é normalmente responsável pelo stock dos consumíveis pode focar-se noutras tarefas e ser mais produtivo(a) para a empresa. Como o stock é controlado por nós, é menos uma preocupação que tem no escritório e na gestão da sua empresa.

Conclusão
Vale a pena alugar uma impressora para a sua empresa?

Esta era a pergunta.

A resposta, contudo, só depende de si e do tipo de gestão que procura.

Mas dizer que o renting vai libertá-lo de praticamente todas as preocupações e frustrações que as impressoras lhe podem dar no escritório é inegável.

São factos, e agora cabe a si decidir o que é mais importante para a sua empresa.

Se ter o controlo máximo do equipamento – assumindo todas as responsabilidade agregadas a esse poder – ou, se abdicar do controlo máximo pelo conforto e tranquilidade de não ter de se preocupar.

Vale a pena?

Digamos que, se o Mundo fosse ou branco ou preto, ou carne ou peixe… se tivéssemos de responder sim ou não… a resposta seria definitivamente…

Sim, vale.

Se quiser saber mais sobre este assunto, leia o nosso Guia Sobre Compra Ou Aluguer de Impressoras onde comparamos as vantagens e desvantagens de cada uma destas soluções.

Veja também as nossas soluções de aluguer de impressoras para empresas e fique com a noção dos valores envolvidos neste serviço.

Ainda tem dúvidas, ou não tem o tempo para ler e perceber tudo isso para perceber qual a solução ideal para o seu escritório? Fale já com um especialista ou faça você mesmo uma simulação sobre quais as melhores opções para si.