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Como Escolher Uma Impressora Económica Para a Sua Empresa (Descubra as Características Principais)

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Como Escolher Uma Impressora Económica Para a Sua Empresa (Descubra as Características Principais)

Sem rodeios, vamos directos ao assunto.

Se quer saber exactamente como escolher uma impressora económica para a sua empresa, então deve compreender que características definem esse tipo de impressoras.

E é disso que vamos falar neste artigo.

Vai aprender:

  1. O que define uma impressora económica, e que características deve ter em conta.
  2. Como não se deve preocupar só com o dinheiro, mas também com o tempo.
  3. Como descobrir se a melhor solução para economizar é comprar uma impressora, ou se existem outras opções mais viáveis.

Quando terminar vai ter a clareza total para identificar todas as possibilidades no mercado e escolher aquela que melhor se adequa ao que procura.

Vamos a isso.

À Sua Empresa o Que é Da Sua Empresa

Quando confrontado pela resistência do povo judeu em pagar os impostos, Jesus Cristo disse:

“Dai a César o que é de César e a Deus o que é de Deus”.

Mas não é para falar da bíblia que eu a cito – é apenas para contextualizar.

Porque, se por um lado procura uma impressora económica para a sua empresa, também quer que a sua empresa funcione em pleno certo?

Então assim como Jesus Cristo sugeria para que o povo judeu pagasse os impostos (dando a César o que era de César), também nós sugerimos que dê ao seu escritório aquilo que ele merece para funcionar devidamente (mesmo que economizando).

Mas para isso, temos primeiro de limitar as opções àquelas que correspondem às necessidades que vai ter no escritório. Só então poderá analisar quais delas serão mais económicas.

Vejamos 3 factores a ter em conta, antes de escolher:

1 – Que volume de impressão estima ter na sua empresa?
Nem todas as empresas têm as mesmas necessidades de impressão, e a diferença entre o volume de folhas impressas é onde isso se nota mais.

Eis um exemplo:

Um empresa altamente digital, não terá o mesmo volume de impressão de um escritório de contabilidade que imprime documentos regularmente. Logo, estes negócios diferentes terão necessidades diferentes.

Dito isto, deve ponderar se o seu escritório precisa de um cavalo cheio de força, ou basta-lhe um pónei amestrado? Vai imprimir regularmente ou apenas em situações pontuais?

Esse é o primeiro factor fundamental a considerar.

2 – Evite os modelos low cost que parecem bons demais para serem verdade
Parece contra-intuitivo?

E é – mas aprendemos há muito que o barato sai caro.

Ainda que as impressoras low cost sejam uma boa forma de economizar dinheiro no imediato, o normal é que se avariem com maior frequência e precisem de reparações extra ou de serem substituídas rapidamente. A médio-longo prazo vão sair-lhe caras.

Também não lhe oferecem a qualidade que necessita (e procura) para a sua empresa, que poderá obter facilmente pagando um pouco mais.

Além disso, existem outras formas de economizar. Falarei delas mais à frente.

3 – Calcule todos os custos envolvidos com a astúcia de um profissional de xadrez
No ponto anterior referimos que economizar na compra de aparelhos como as impressoras, não é só uma questão do preço do próprio aparelho.

Existem todos os custos associados que podem torná-las mais ou menos económicas. Por vezes, uma impressora um pouco mais cara pode ser economicamente mais vantajosa a médio-prazo.

Por isso, antes de fazer a sua escolha informe-se sobre as tintas ou toners que precisam, as reparações, a energia que gastam ou qualquer outra coisa que possa impactar o custo geral do aparelho.

6 Características Principais Para Encontrar Uma Impressora Económica Para a Sua Empresa

Agora que já fez uma estimativa do volume de páginas que a sua empresa vai imprimir por mês…

… já calculou todos os custos que podem estar associados às várias opções no mercado associadas à sua… e já percebeu que deve fugir das opções low cost…

…vamos então analisar as características que deve procurar para fazer a escolha ideal e mais económica para o seu escritório.

Características Nº 1 – Uma Impressora Que Permita Utilizar Toners de Alta Capacidade
Os toners de alta capacidade levam mais tinta e são maiores do que os normais, por isso, nem todas as impressoras os aceitam.

Mas se quer economizar nos custos da sua impressora – e principalmente se estima imprimir regularmente – é importante que o equipamento que escolher aceite este tipo de toners, caso contrário, está condicionado aos toners e tinteiros normais.

Característica Nº 2 – Se a Impressora Aceita Toners de Alta Capacidade, Aproveite e Utilize-os
Facto: Os toners de alta capacidade são mais caros que os normais.

No entanto, permitem-lhe baixar o custo de impressão, ou seja, consegue imprimir mais páginas a um preço mais baixo. Volta a ser a velha questão do investimento inicial um pouco maior que compensa a médio prazo.

E quantas mais páginas imprimir, mais sentido faz investir não só na impressora, mas também na capacidade dos seus toners.

Opte também pelos toners reciclados, que é a melhor forma de garantir que mantém a qualidade de impressão e reduz ATÉ 60% dos custos em consumíveis.

Característica Nº 3 – Escolha Uma Impressora Duplex Para Baixar Custos
O termo duplex é geralmente utilizado no mundo da impressão para descrever impressoras multifunções que imprimam, digitalizam/scaneiam ou copiam (ou todos eles).

Há impressoras que o fazem automaticamente e vão ajudá-lo a poupar e a reduzir os custos em papel instantaneamente.

Característica Nº 4 – Se Escolher Uma Multifuncional, Certifique-se Que Digitaliza Frente e Verso
Economizar não tem de ser única e exclusivamente dinheiro. Pode, e até deve, ser também em tempo (que é mais valioso ainda).

Escolher uma multifunções que digitalize também frente e verso permite-se poupar tempo quando precisa de fazer este processo.

Característica Nº 5 – Certifique-se da Velocidade de Impressão
Se quer economizar não tem de escolher um Ferrari que lhe vai sair caro.

Mas também não tem de escolher uma Renault 4L.

Quanto maior for a velocidade de impressão, menos tempo perde a aguardar pelas impressões, o que quer dizer que poupa tempo, mas também despacha o trabalho mais rápido e torna a sua empresa mais eficiente.

Característica Nº 6 – Verifique Novamente o Custo Das Peças e a Durabilidade do Seu Equipamento
Eu sei que já o fez, quando calculou todos os custos associados.

Mas dessa primeira vez serviu para reduzir o seu leque de opções aos possíveis modelos que se adequavam às necessidades do seu escritório.

Agora, depois de analisar cada uma destas características e reduzir ainda mais o leque, volte a comparar todos os custos envolvidos em peças e manutenção.

Lembre-se que, por vezes economizar está mais no médio-longo prazo do que na compra imediata.

Esta é a Melhor Forma de Economizar Nas Impressoras Para a Sua Empresa Sem Comprar

Eis o erro comum dos gestores ou empresários que procuram impressoras acessíveis para as suas empresas e escritórios:

Acham que a única ou melhor solução para isso está na compra. Mas nem sempre é esse o caso. A solução ideal para ter o equipamento ideal poupando e controlado nos custos pode estar no renting ou leasing desses equipamentos.

Sugestão de Leitura: Descubra Se Deve Comprar ou Alugar Impressora neste Guia (Com Prós e Contras)

Deixamos essa sugestão porque o aluguer de impressoras pode ser mesmo ser a melhor solução para si, mas nada como comparar as duas opções.

Conclusão
Os equipamentos tecnológicos são despesas altas, e as impressoras não são excepção.

Mas quando a nossa procura é condicionada pela necessidade de economizar, existem vários factores que a ter em conta para fazermos a escolha certa.

Acima de tudo porque não queremos que a qualidade do nosso trabalho seja posta em causa, assim como o profissionalismo e imagem da nossa empresa.

E depois de apurarmos as necessidades de impressão, sabendo que – por motivos óbvios – os equipamentos mais caros do mercado estão excluídos, a primeira coisa que devemos fazer é excluir também os low cost.

E como dizem que no meio está a virtude, a não ser que tenha necessidades muito específicas, as opções de “meia gama” são sempre as melhores quando procuramos economizar mas com qualidade.

Por isso, aproveite as informações partilhadas neste artigo para procurar impressoras de “meia gama” que tenham qualidade e as características que necessita e procura.

Mas Não Dispense Ajuda Profissional

Se quiser uma segunda opinião de profissionais com mais de 15 anos de experiência nesta área, contacte-nos que teremos todo o gosto em ajudá-lo a encontrar a melhor solução para a sua empresa.